Comunicarea profesionala prin email


SGC 2010  Treptat utilizarea emailului in comunicarea profesionala castiga tot mai mult teren. Sunt companii in care doar ocazional se mai lucreaza cu texte  listate pe hartie.

Emailul prezinta avantaje certe fata de alte mijloace de comunicare:

  • operativitate
  • posibilitate de a fi trimis unui numar mare de destinatari aproape simultan
  • posibilitatea de a atasa mesajelor fisiere diverse
  • posibilitatea de gestionare a mesajelor pe foldere tematice
  • posibilitatea de sortare a mesajelor dupa diferite criterii: expeditor/destinatar, subiect, data transmiterii/primirii
  • posibilitatea de arhivare si de consultare facila a arhivei
  • posibilitatea de a utiliza functii de cautare care opereaza asupra numelui expeditorului/destinatarului sau asupra subiectului
  • posibilitatea de a asocia mesajelor diferite functii auxiliare de marcare/alarmare
  • posibilitatea de utilizare a semnaturii electronice
  • posibilitatea de comunicare a perioadelor in care titularul nu este disponibil etc

Probabil ca lista avantajelor si functiilor asociate emailului este mult mai lunga.

In mod paradoxal tocmai in mediile in care utilizarea emailului ar trebui sa contribuie la eficientizarea muncii neglijenta, indiferenta si abuzul in editarea  mesajelor  respectiv frecventa transmiterii si/sau largirea nejustificata a numarului de destinatari reduc eficienta utilizarii acestui instrument.

Se spune ca o persoana este reprezentata de modul in care scrie si isi concepe mesajele. Analizele grafologice permit specialistilor sa isi faca o imagine destul de profunda asupra performantelor intelectuale si psihologice ale oamenilor. In mare parte si modul in care utilizam emailul permite cititorilor sa isi formeze o opinie despre destinatar. Cu usurinta pot fi detectate:

  • nivelul de educatie generala
  • nivelul de preformata profesionala
  • gradul de implicare in rezolvarea problemelor
  • respectul/indiferenta fata de interlocutori
  • caracteristici psihologice generale etc

Cand indiferenta si neglijenta unor colaboratori persista in ceea ce privete utilizarea emailului trebuie luate masuri. Intre altele, ca sa le menajezi sensibilitatile, poti incerca sa le transmiti un mesaj indirect scriind un articol!

Ca sa nu mai lungim vorba, pentru o comunicare eficienta prin email trebuie avute in vedere urmatoarele:

1)   Utilizarea functiei „signature” care se activeaza cu butonul „Preferences” pentru inserarea automata in fiecare mesaj transmis a cartii de vizita a expeditorului: nume prenume, functie, adresa locatie  date de contact alternative: telefon, fax si de preferat o formula de salut.

  • in acest mod se poate evita sa trimiti mesaje fara aceste informatii extrem de importante pentru destinatar. Insemnatatea cartii de vizita este critica pentru mesajele care se transmit in exteriorul companiei si este foarte imporanta pentru destinatarii interni. Destinatarului trebuie sa ii fie puse la dispozitie un minim de informatii despre expeditor astfel incat acesta sa se raporteze corect la mesajul primit si sa aiba imediat la indemana datele necesare pentru contact pentru aprofundarea comunicarii
  • formulele de politete de la sfarsitul mesajului sunt foarte importante. in unele cazuri ele fac diferenta dintre capacitarea aportului destinatarului la rezolvarea unei probleme si

2) Tehnoredactarea ingrijita a mesajului. Fiecare aplicatie de email are asociate cateva functii utile in tehnoredacatarea mesajelor astfel incat aceste mesaje sa aiba un aspect ingrijit iar pasajele si/sau chvintele cheie sa fie marcate in divesre modalitati pentru a atrage atentia cititorului. Astfel in mod uzual:

  • se poate alege fontul (formatul de scriere) si marimea caracterelor,
  • se poate alge culoare atextului,
  • pot fi marcate diverse parti ale textului prin boldare (scriere ingrosata), subliniere schibarea fontului, schimbarea dimensiunii caracterelor
  • se pot utiliza functia care numeroteaza sau marcheaza  paragrafele
  • functii de indentare (de realizare a aliniatelor la inceputul unei fraze) etc.

       Timpul investit in tehnoredactare aduce expeditorului unui mesaj mari beneficii de imagine. Un ochi experimentat poate spune cine a scris un text doar dupa aspect. Atunci cand aspectul este placut cititorul ramane cu convingerea ca este respectat si se mobilizeza suplimentar pentru a da curs mesajului primit. In oglinda cand vezi o tehnoredactare rudimentara te intrebi cate mii de mesaje mai trebuie sa scrie respectivul … (puneti Dv epitetul) pentru a reusi sa invete un minim de procedee de tehnoredactare

3) Acordarea atentiei necesare, ca pentru oricare alt text scris, modului in care este structurat mesajul. Este  jenant sa citesti un mesaj care frizeaza incoerenta sau unul in care autorul bate campii. Cu cat mesajul este transmis mai multor destinatari ca atat grija cu care este conceput si redactat trebuie sa fie mai mare.

Pentru mine este o incantare maxima sa primesc un mesaj in cascada in care un fiser este transmis din „din om in om” fara nici un comentariu. Se merge pe principu ca cel de la capatul firului vede el ce face cu fisierul respectiv!

La fel de interesant este sa primesti scanata o adresa in exteriorul companiei fara nici un comentariu  de la cel care ar trebui sa iti indice printr-o rezolutie un mod de abordare a problemei tratate in respectiva adresa! Ca sa nu mai vorbim de mesajele incoerente!

4) Corectarea greselilor de ortografie si gramaticale: un om care scrie incorect din punct de vedere gramatical si care nu este preocupat de corectarea greselilor de ortografie nu se respecta nici pe el si nici pe cei cu care comunica. Majoritatea aplicatiilor de email au functii care ofera suport automat de marcare a greselilor de ortografie. Aceste functii trebuie doar sa fie activate!

5) Inscrierea subiectului unui mesaj in spatiul rezervat acestui scop. Este foarte importanta pentru ca permite gestionarea corespunzatoare in timp a mesajului. Subiectul trebuie sa contina cuvinte cheie reprezentative pentru continutul mesajului. Uneori esenta mesajului poate fi sintetizata in spatiul alocat subiectului.

Primesc adrese de convocare la diverse intaliri, sedinte, receptii. Esenta conta in tipul intalnirii, data, ora si locul. Ei bine in multe cazuri textul este eliptic si sunt nevoit sa consum timp sa deschid un fisire asociat ca sa aflu in final ceea ce as fi putul afla direct din textul subiectului. Ca sa nu fiu obligat sa imi incarc memoria sau sa pierd timpul cu redeschiderea fisierului apelez la functia de editare si rescriu textul subiectului astfel incat sa am acces la informatia esentiala fara sa mai deschid ulterior mesajul. Nu sunt bucuros cand sunt obligat sa consum timp pentru a reedita textul subiectului mesajelor

Atunci cand un email de convocare este destinat unui mumar mare de destinatari viciile de redactare ii afereaza pe toti iar timpul consumat devine semnificativ pentru companie iar imaginea de „profesionist” a expeditorului se consolideaza cu fiecare mesaj de acest tip

6) Alegerea cu discenamant a persoanelor carora li se trimite mesajul. Emailul  trebuie sa fie trimis strict persoanelor vizate de rezolvare sau care trebuie sa fie  informate implicit de cursul unei actiuni. Altfel pe langa gandurile „bune” pe care le primeste initiatorul unui mesaj cu un numar nejustificat de mare de destinatari luati de „martori” emailul are doar rolul de a consuma inutil timpul destinatarilor care pot eventual sa inteleaga ca iar lucreaza incoerentul si dezordonatul „ala”!

7) Sunt cazuri in care este necesara utilizarea functiei „bcc” (blint carbon copy), prin care unul sau mai multi destinatari primesc mesajul si multan cu destinatarii din rubrica „to:” si cu cei din rubrica „cc” (carbon copy, spre stiinta), este necesar sa fie utilizata. Trebuie sa existe o motivatie serioasa pentru care mesajul este transmis „pe ascuns” si altor destinatari pe care expeditorul considera necesar sa ii informeze, mai degraba sa ii puna in garda cu subiectul tratat de mesajul respectiv.

O astfel de practica este usor nedelicata pentru destinatarii la „la vedere” si trebuie sa aiba o justificare rationala pentru cel care apeleaza la ea

Din partea celui care primeste un mesaj pe calea „bcc” reactia ar trebuie sa fie una diplomatica pentru a nu deconspira faptul ca a intrat in acest mod in posesia inei informatii

8) Urgente! Emitentul unui mesaj urgent trebuie sa se asigure ca destinatarul este disponibil si ca va citi in timp util mesajul.

Am intalnit o multime de mesaje marcate ca fiind urgente de care am aflat la cateva ore dupa expirerea termenului la care erau necesare anumite actiuni. Pentru siguranta un mesaj realmente urgent ar trebui sa fie urmat de un telefon de atentionare pentru a avea sanse de rezolvare in timp util.

9) Urgentele neconfirmate! Sunt jenate situatiile in care expeditorul declara o actiune urgenta, obtine reactiile scontate dar apoi deschide cu intarziere mare mesajele de raspuns.

In mod normal nu numai ca trebuie sa fii „pe faza” si sa periei raspunsurile solicitate in regim de urgenta dar este elegant sa si multumesti pentru raspunsul primit in timp util!

10) Mesajele cu fisiere atasate de mari dimensiuni. Sunt situatii in care trebuie sa transmiti si astfel de mesaje. Daca fiserele depasesc totusi 5Mb ar trebui utilizat un serviciu de transmitere fisiere de exemplu cel disponibil pe www.transfer.ro . In mesaj in acesta situatie se poate inlude, alaturi de textul mesajului, si link-ul de acces la fisierele atasate.

11) Orele de transmitere a mesajelor in mod normal ar trebui sa se limiteze la programul de lucru sau cel putin sa vizeze actiuni ale destinatarilor in timpul programului de lucru. Mesajele date cu „doua minute”  inaintea/dupa terminarea programului si/sai inainte de inceperea week-end-ului sunt cinice!

Faci asta odata, de doua ori dar daca iti faci un obieci nu este corect. Ai un program flexibil (dezordonat). Nu esti capabil sa iti organizezi timpul si sa iti rezolvi problemele in timpul serviciului. E problema ta. Incapacitatea si indisciplina ta nu trebuie sa se reflecte asupra colaboratorilor. E problema ta ca lucrezi noaptea. Nu ai nevoie sa ai martori. Oricum un mesaj dat seara tarziu nu are sanse sa fie rezolvat. Scrie mesajul dat transmiteti-l tie iar dimineata in cateva secunde il poti trimite civilizat colaboratorilor

Trebuie sa constienti ca toti avem prioritati, toti ar trebui sa avem acest canal de comunicatie deschis. Totusi spatiul disponibil pentru un cont de email este cel mai adesea limitat. Blocarea emailului unui partener cu un mesaj de dimensiuni mari poate sa ii creieze acestuia numeroase probleme. Cele evidente sunt legate de pierderea altor mesaje care apar dupa blocarea spatiului dedicat emailurilor.

O practica gresita din pdv al managementului spatiului  este acceea de a da replici insotite de fisere de mari dimensiuni atasate. Daca mesajul vizeaza mai  multi oameni cresc sansele de aproduce cuiva neplaceti gratuite

Probabil ca ar mai fi cateva idei utile pentru o folosire civilizata si eficienta a emailului legate de:

  • frecventa mesajelor pe o anunita tema,
  • tonul mesajelor,
  • out of office – o functie foarte utila
  • orele de transmitere,
  • marimea fisierelor atasate etc 

Sunt convins ca aceste aspecte si multe altele vor fi scoase in evidenta in comentariile Dv  sau dupa caz voi reveni ulterior pentru dezvoltarea acestor idei!

Anunțuri

Etichete: , , , , , , , , , , , , , ,

Un răspuns to “Comunicarea profesionala prin email”

  1. Amedar Consulting Says:

    I really appreciate this post. Iˇ¦ve been looking everywhere for this! Thank goodness I found it on Bing. You have made my day! Thanks again

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s


%d blogeri au apreciat asta: